Accord de traitement des données

Version 1.0, applicable à compter du 23 septembre 2026

Le présent accord encadre le traitement des données personnelles que Regicap réalise pour le compte de ses clients dans le cadre du service, conformément à l'article 28 du RGPD. Il complète les conditions générales.

1. Objet et qualification des parties

Le présent accord précise les conditions dans lesquelles Regicap (le « Sous-traitant ») traite des données personnelles pour le compte du Client (le « Responsable de traitement ») dans le cadre de la fourniture du service Regicap, conformément à l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Il fait partie intégrante des conditions générales et prévaut sur elles pour ce qui concerne la protection des données personnelles.

Pour les données relatives à ses propres clients et prospects (compte, facturation, mesure d'audience du site), Regicap agit en qualité de responsable de traitement ; ces traitements sont décrits dans la politique de confidentialité.

2. Description du traitement

• Nature et finalité : hébergement, enregistrement, calcul, affichage, export et sauvegarde des données nécessaires à la gestion de la table de capitalisation du Client et à la communication avec ses actionnaires.
• Durée : la durée de l'abonnement, puis le délai de suppression prévu à l'article 9.
• Personnes concernées : associés et actionnaires, dirigeants, salariés et autres bénéficiaires d'instruments (BSPCE, BSA, AGA, options), investisseurs, conseils, et Utilisateurs désignés par le Client.
• Catégories de données : identité et coordonnées ; pour les personnes morales, éléments d'identification et représentants ; détentions, attributions et opérations en capital ; données financières attachées aux opérations (prix, montants) ; documents que le Client importe dans le service et leur contenu.

3. Instructions du Responsable de traitement

Le Sous-traitant traite les données personnelles uniquement sur instruction documentée du Responsable de traitement. Les conditions générales et l'utilisation du service par le Client constituent ces instructions. Le Sous-traitant informe le Client si, selon lui, une instruction constitue une violation du RGPD ou d'une autre disposition applicable.

4. Confidentialité

Le Sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles s'engagent à en respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

5. Sécurité

Le Sous-traitant met en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard de l'article 32 du RGPD, notamment : chiffrement des données en transit (TLS) et au repos ; isolation des données de chaque société cliente ; contrôle d'accès par rôle administré par le Client ; sauvegardes automatiques et continues de la base de données ; historique horodaté des modifications apportées à la cap table. La base de données est hébergée dans l'Union européenne.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale le recours à des sous-traitants ultérieurs pour les catégories suivantes : hébergement de l'application et stockage des documents, base de données, authentification, envoi d'emails transactionnels, mesure d'audience, et fourniture de modèles d'intelligence artificielle pour les fonctionnalités qui en dépendent. La liste nominative en vigueur est communiquée sur demande à hello@regicap.com.

Le Sous-traitant informe le Client de tout projet d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur au moins trente (30) jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer par écrit pour un motif légitime, auquel cas les parties recherchent une solution et, à défaut, le Client peut résilier l'abonnement sans pénalité. Le Sous-traitant impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord et demeure responsable envers le Client de leur exécution.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Les données personnelles ne sont transférées vers un pays tiers que lorsque ce transfert est encadré par une décision d'adéquation de la Commission européenne ou par des garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD, telles que les clauses contractuelles types, complétées le cas échéant de mesures supplémentaires.

8. Assistance au Responsable de traitement

• Le Sous-traitant aide le Client à répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition), notamment par les fonctions d'export et de modification du service, et transmet sans délai au Client toute demande qui lui serait adressée directement.
• Il aide le Client, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, à respecter ses obligations de sécurité, de notification des violations et, le cas échéant, d'analyse d'impact.
• En cas de violation de données personnelles, le Sous-traitant en informe le Client sans délai injustifié après en avoir eu connaissance, en lui communiquant les éléments utiles à la notification prévue à l'article 33 du RGPD : nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, conséquences probables et mesures prises ou proposées.

9. Sort des données à la fin du traitement

Au terme de l'abonnement, le Client dispose de trente (30) jours pour exporter ses données depuis le service. Le Sous-traitant supprime ensuite les données personnelles et leurs copies dans un délai maximal de douze (12) mois, sauf obligation légale de conservation, et le confirme sur demande écrite.

10. Documentation et audit

Le Sous-traitant met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Le Client peut faire réaliser, au plus une fois par an et moyennant un préavis de trente (30) jours, un audit du respect de ces obligations, pendant les heures ouvrées, à ses frais, par lui-même ou par un tiers indépendant tenu à la confidentialité, sans perturber le service ni accéder aux données d'autres clients.

11. Durée

Le présent accord s'applique pendant toute la durée du traitement des données personnelles par le Sous-traitant pour le compte du Client, y compris la période de suppression prévue à l'article 9.

12. Contact

Pour toute question relative au présent accord ou pour obtenir la liste des sous-traitants ultérieurs : hello@regicap.com.

Dernière mise à jour : septembre 2026