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Composez la consultation

Depuis l’onglet des décisions, cliquez sur « New consultation ». Vous renseignez le titre (par exemple « Approbation des comptes annuels 2025 »), les résolutions soumises au vote, et le message aux associés affiché en tête de la page de vote (« Message to shareholders, shown on the voting page »).
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Fixez les règles et la clôture

Choisissez la règle de majorité applicable et la date de clôture (« Voting closes on », heure de Paris). La clôture pourra être prolongée, jamais avancée.
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Vérifiez l'audience

Les destinataires viennent de votre cap table (« Recipients, from your cap table ») : les associés détenteurs d’actions avec droit de vote. Si un associé n’a pas d’email dans le registre, l’envoi est bloqué tant que vous ne l’avez pas complété, directement depuis le composeur.
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Joignez les documents

Ajoutez les annexes PDF (comptes, rapports, projets d’actes). Elles sont accessibles uniquement derrière le lien de vote sécurisé, et figées à l’envoi comme le reste de la consultation.
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Envoyez

Chaque associé reçoit une convocation par email avec son lien de vote personnel et l’indication de son poids de vote. Vous suivez ensuite les bulletins en direct, pondérés par les voix (« You track ballots live, weighted by voting power »).

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Pendant la consultation

Sur la page de suivi, chaque bulletin affiche son état : Sent, Opened, Voted ou No vote. Vous pouvez :
  • Relancer un associé qui n’a pas voté (« Remind ») : il reçoit un rappel avec le même lien personnel.
  • Copier son lien de vote (« Copy link ») pour le lui transmettre par un autre canal. Le code de vérification protège toujours l’accès.
  • Prolonger la clôture (« Extend the deadline ») : uniquement vers une date plus tardive, pour ne jamais écourter le droit de vote en cours.
  • Retirer la consultation si elle n’a plus lieu d’être : tous les destinataires en sont informés par email et la page de vote l’indique.
Les résultats partiels affichent, résolution par résolution, si l’issue est déjà acquise ou encore ouverte, à titre d’information.

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Clôture et résultats

La consultation se clôture automatiquement à l’échéance. Vous pouvez la clôturer par anticipation uniquement lorsque tous les associés ont voté : tant qu’un bulletin est en attente, le droit de s’exprimer reste ouvert. Une fois close, les résultats sont définitifs (« Closed · results final »). Vous exportez alors les résultats et la piste de preuve (envois, ouvertures, votes horodatés) au format CSV : c’est la base sur laquelle votre conseil rédige le procès-verbal.
Une consultation de démonstration se prête bien à un premier essai : le vote se fait en conditions réelles, et votre cap table n’est jamais modifiée par une consultation.